Eingangsstempel
Schnelle Dokumentenkennzeichnung mit Eingangsstempeln
Eingangsstempel, die auch als Datum- oder Posteingangsstempel bekannt sind, dienen der schnellen Kennzeichnung von Dokumenten, die über Post, Fax oder E-Mail bei Behörden, Unternehmen oder Organisationen eingehen. Durch diesen Stempel lässt sich das Datum des Eingangs jederzeit einfach nachvollziehen. Zusätzlich zum Datum tragen die Stempel oft den Namen des Unternehmens oder der empfangenden Institution und manchmal auch die genaue Abteilung, in der das Dokument eingegangen ist.
Eingangsstempel für die Dokumentation
Eingangsstempel gewährleisten die Transparenz im Bearbeitungsprozess der eingehenden Post. Dadurch können Termine und Zahlungsverpflichtungen besser überwacht und eingehalten werden. In Behörden, Kanzleien und Gerichten dienen solche Stempel auch dazu festzustellen, ob Briefe innerhalb der gesetzlichen Fristen beantwortet und Dokumente fristengerecht bearbeitet wurden. Sie haben somit eine beurkundende Funktion.
Geeignete Stempel für Eingangsstempel
Typischerweise handelt es sich bei Eingangsstempeln um Metallstempel mit integriertem Stempelkissen, bei denen das aktuelle Datum manuell eingestellt werden kann (siehe z.B. Trodat Printy Dater). Zusätzliche Informationen wie der Unternehmensname, Zuständigkeitsvermerke oder die Aufschrift "eingegangen" sind fest vordefiniert. Ein Sichtfenster zeigt den Stempelabdruck in der Tinte des Stempelkissens und im Originalformat an, damit jeder Stempel eindeutig erkennbar ist und korrekt auf das Papier aufgebracht werden kann.
Für eine langanhaltende Nutzung über mehrere Jahre hinweg sind Stativstempel die beste Wahl. Für die mobile Verwendung stehen auch kompakte Modelle zur Verfügung. Unternehmen und Behörden mit hohem Postaufkommen nutzen häufig elektrische Posteingangsstempel, die auf Knopfdruck stempeln und das einmal eingestellte Datum automatisch weiterführen.
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