Gut organisierter Posteingang mit einem Posteingangsstempel

Der Posteingangsstempel, auch einfach als Eingangsstempel bezeichnet, findet sowohl in Unternehmen als auch in Organisationen und öffentlichen Ämtern Anwendung. Mit seiner Hilfe werden eingehende Dokumente, die per Post oder Fax angekommen sind, gekennzeichnet und für die systematische Weiterverarbeitung vorbereitet. Insbesondere bei wichtigen Erstangelegenheiten spielt der Posteingangsstempel eine besonders entscheidende Rolle.

Aufbau des Posteingangsstempels

Design und Gestaltungsvarianten

Im Büroalltag gibt es Posteingangsstempel in unterschiedlichen Ausführungen und Designs. Da diese Stempel individuell anpassbar sind, bieten sie jedem Büro eine nützliche Unterstützung im Arbeitsalltag. Benutzer haben die Freiheit zu entscheiden, welche Informationen auf die Stempelplatte gedruckt werden sollen, abhängig von den spezifischen Anforderungen. Neben der optionalen Angabe des Unternehmensnamens oder der Abteilung ist der Schriftzug „Eingegangen am“ ein fester Bestandteil. Das Datum kann je nach Bedarf eingestellt werden; bei einigen Modellen ist sogar die Uhrzeit verstellbar. Zusätzliche Informationen, wie der Name des zuständigen Mitarbeiters oder die Abteilung, an die das Dokument weitergeleitet wird, können ebenfalls hinzugefügt werden.

Selbstfärbende Posteingangsstempel

Ein Posteingangsstempel in der Ausführung als Selbstfärbestempel ermöglicht es, Dokumente innerhalb kürzester Zeit mit dem aktuellen Datum zu stempeln. Wenn der Benutzer den Stempelkopf herunterdrückt, löst sich die Stempelplatte automatisch vom integrierten Stempelkissen und hinterlässt einen sauberen Abdruck. Vor jeder Nutzung sollte sichergestellt werden, dass das korrekte Datum eingestellt ist.

Elektronischer Posteingangsstempel

Ein elektrischer Posteingangsstempel ist besonders benutzerfreundlich, da die Stempelung durch einfaches Drücken eines Knopfes erfolgt. Diese Geräte verwenden entweder ein Farbband zur Färbung oder drucken die Stempeldaten elektrisch via Tintenstrahldruck. Das aktuelle Datum wird dabei automatisch generiert.

Anwendungsbereiche des Posteingangsstempels

Der Posteingangsstempel hat juristische Relevanz, denn bei Ämtern und Gerichten kommt ihm eine dokumentarische Funktion zu. Eine Fälschung des Stempels wird als Urkundenfälschung betrachtet. An Gerichten ist der Posteingangsstempel entscheidend für die rechtzeitige Einreichung von Dokumenten. Im Finanzamt wird er genutzt, um den fristgerechten Eingang von Steuererklärungen sowie Widersprüchen zu belegen. Doch auch in anderen Institutionen wird der Eingangsstempel verwendet:

• Gerichtliche Einrichtungen wie Amtsgerichte, Arbeitsgerichte oder Sozialgerichte
• Bei Gerichtsvollziehern, Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern
• Stadt- und Gemeindeverwaltungen
• In Schulen
• Bei der Bundeswehr, Polizei und dem Zoll
• In der Verwaltung des Bundestages
• In Rechtsanwaltskanzleien

Beim Stempeln sollte darauf geachtet werden, dass der Stempel auf einen freien Bereich des Dokuments gesetzt wird und nicht über den Briefkopf, Absender oder den Inhalt des Papiers. In den vorgesehenen Feldern des Stempels können individuelle Notizen wie „Gelesen“ oder „Weitergeleitet“ eingetragen werden. Auch Kürzel von Mitarbeitern finden oft Platz im Posteingangsstempel.

Vor- und Nachteile des Posteingangsstempels

Der Posteingangsstempel hilft, den Zugang von Poststücken zu dokumentieren, was die zeitgerechte Bearbeitung erleichtert. Zudem liefert er auf einen Blick wichtige Informationen und kann innerbetriebliche Kosten senken, da mögliche Verzugszinsen oder Mahngebühren schneller eingefordert werden können.

Nichtsdestotrotz sind mit einem Posteingangsstempel immer nur die beim Kauf festgelegten Daten vermerkt. Zusätzliche Informationen müssen handschriftlich hinzugefügt werden.

Eine Übersicht der Vor- und Nachteile des Posteingangsstempels:

• Nachweis des Posteingangs
• Gilt als rechtlicher Beweis
• Erleichtert die weitere Bearbeitung
• Beinhaltet nur wenige Informationen