Firme notarili: varietà e funzionalità

I firme notarili sono strumenti essenziali negli studi notarili e legali, disponibili in varie forme e spesso mostrano il sigillo notarile. Contrassegnano contratti di compravendita, testamenti o copie autenticate. Ma quali altre tipologie di firme notarili esistono?

Struttura di una firma notarile

Il firme notarili con sigillo ufficiale è il timbro più importante in uno studio notarile. Esso contiene il nome completo del notaio, lo stemma del cantone in cui il notaio è abilitato e la città in cui il notaio esercita la professione.

Oltre ai sigilli ufficiali, negli studi notarili vengono utilizzati altri timbri con varie intestazioni, come ad esempio:

• Copia conforme
• Copia autenticata
• Pratica da appuntare / Pratica da rispettare
• Copia secondaria
• Atto esecutivo

Anche i timbri d'ufficio comuni come il timbro di ricezione, il timbro del mittente o il timbro della data sono utilizzati negli studi notarili e legali.

Una forma speciale di firma notarile è il sigillo, un timbro realizzato in materiale particolarmente resistente, che viene impresso nella ceralacca applicata per sigillare documenti ufficiali come testamenti o atti. Il sigillo notarile contiene le stesse informazioni del sigillo ufficiale: nome completo, stemma del cantone e sede dello studio.

Tutti i timbri utilizzati in uno studio possono essere acquistati sia come timbri autoinchiostranti che sotto forma di timbri in legno. Prima di ordinare un timbro notarile, tuttavia, deve essere presente un documento di nomina che attesti che la persona richiedente è autorizzata a utilizzare un timbro notarile.

Il timbro notarile come timbro autoinchiostrante

I timbrì autoinchiostranti per notai sono facili da usare, poiché le spugne e le piastrine sono già integrate. Durante l'uso, la piastrina si stacca dalla spugna all'interno del corpo del timbro, lasciando un'impronta pulita sul documento.

Il timbro notarile come timbro in legno

In aggiunta ai timbri in plastica, molti notai scelgono consapevolmente timbrì in legno. Questi promettono una lunga durata grazie al materiale resistente. Un timbro in legno necessita tuttavia di una spugna separata e di una piastrina del timbro. Quest'ultima è solitamente realizzata in materiale più duro come il metallo e viene fissata alla parte inferiore della testa del timbro.

Modalità d'uso delle firme notarili

Le firme notarili sono adattate alle esigenze specifiche di notai e avvocati. Annotazioni ripetitive possono essere effettuate rapidamente e in modo pulito. Con il sigillo ufficiale vengono contrassegnati contratti di compravendita immobiliare, contratti matrimoniali, testamenti o copie autenticate. Negli studi notarili e legali sono comuni anche i timbri per enti con scritte come "Copia conforme", "Copia autenticata", "Duplicato" o "Copia secondaria". Per la posta in arrivo vengono utilizzati timbri di ricezione e per i documenti necessari viene impiegato il timbro della data.

Vantaggi e svantaggi delle firme notarili

I sigilli notarili e i sigilli sono timbri personalizzati per la cui realizzazione è necessaria un'autorizzazione separata. Senza questi timbri, molte operazioni notarili sono difficilmente realizzabili. Pertanto, i sigilli notarili e i sigilli devono essere custoditi in modo sicuro per prevenire l'uso non autorizzato.

Altri timbri, che vengono utilizzati anche in altri uffici, sono sempre disponibili e facilitano il lavoro, ad esempio per la posta in arrivo, nella contabilità e nella copia di documenti.

Come tutti i timbri, anche le firme notarili possono presentare segni di usura. Le piastrine in gomma possono diventare imprecise nel tempo, pertanto a volte è necessario sostituire la piastrina del timbro.

Vantaggi e svantaggi a colpo d'occhio:

• Sigilli notarili e sigilli personalizzati
• Consentono operazioni notarili come le autenticazioni
• Lavoro efficace in questioni postali e amministrative
• Rimanere attenti ai segni di usura